Processus d'audit ISO
Le cycle d'audit et d'évaluation
L'audit de phase 1 se déroule généralement dans vos locaux. L'objectif de l'audit de phase 1 est de vérifier la documentation du système de gestion, d'évaluer les conditions spécifiques de votre installation et de votre site, et d'engager des discussions avec le personnel pour déterminer l'état de préparation à l'audit de phase 2.
Pour tout travail sur site, l'équipe d'audit se conformera à vos règles de sécurité et de sûreté. L'équipe d'audit, y compris les observateurs, doit toujours avoir, pendant les heures normales de bureau, un accès raisonnable à l'installation ou à tout autre lieu où le processus et/ou le service est mis en œuvre et doit bénéficier de l'entière coopération de votre personnel pour faciliter le processus d'audit.
Votre auditeur principal établira un rapport identifiant toute omission ou tout écart par rapport aux exigences. Aucune non-conformité ne sera émise lors de l'audit de phase 1, mais vous devrez collaborer avec votre auditeur principal pour veiller à ce que les omissions et les écarts soient corrigés avant l'audit de phase 2.
Votre équipe d'audit réalisera l'audit de phase 2, qui consiste en une évaluation de la conformité et de l'efficacité de la mise en œuvre de votre système de management par rapport à la (aux) norme(s) applicable(s).
À l'issue de l'audit de phase 2, l'auditeur principal présentera les conclusions et les recommandations de l'audit à votre organisation lors d'une réunion de clôture. Vous aurez la possibilité d'obtenir des éclaircissements de l'équipe d'audit sur les constatations. Les conclusions seront ensuite consignées dans un rapport d'audit et, le cas échéant, dans des documents de non-conformité. Les constatations de non-conformité classées comme mineures nécessitent une réponse avec une proposition de correction et d'action corrective dans un délai de 30 jours. L'auditeur principal doit accepter les actions proposées pour que l'enregistrement puisse avoir lieu.
Les non-conformités classées comme majeures nécessitent une réponse avec la preuve de la correction et de l'action corrective dans un délai de 90 jours. L'auditeur principal doit accepter l'action (ou les actions) menée(s) à bien afin de pouvoir procéder à l'enregistrement.
L'évaluateur du dossier examinera toutes les informations provenant des audits des étapes 1 et 2 et prendra la décision d'enregistrement. Dans certains cas, des informations complémentaires peuvent être demandées à l'équipe d'audit et/ou à votre organisation. Après approbation, les documents d'enregistrement vous seront délivrés.
Le service d'enregistrement de la CCB effectuera des audits de surveillance annuels, le premier ayant lieu au plus tard douze (12) mois après la date de décision d'enregistrement. La fréquence des audits de surveillance ultérieurs sera d'au moins une fois par période de douze (12) mois. Le non-respect des délais requis peut entraîner la suspension ou le retrait de l'enregistrement.
Les audits de surveillance ne porteront que sur une sélection d'éléments du système. Les constatations, les rapports et les non-conformités seront traités de la même manière que pour l'audit de phase 2.
Les activités d'audit de réenregistrement doivent être achevées avant l'expiration de votre certificat d'enregistrement. Les audits doivent donc être effectués deux à trois mois avant la date d'expiration afin que les rapports, les non-conformités et l'évaluation des dossiers puissent être réalisés.
Le cycle d'audit de deux audits de surveillance annuels, puis d'un audit de réenregistrement se poursuit.
Demande d'information
Les demandes d'information peuvent être envoyées par courrier électronique à l'adresse suivante : info@cwbgroup.org ou par téléphone au numéro suivant : 1-800-844-6790.
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Le service d'enregistrement de la CWB s'engage à assurer l'indépendance, la confiance et l'impartialité du processus d'enregistrement des systèmes de gestion.
Suspension, rétablissement ou retrait de la certification
Le bureau d'enregistrement de la CWB peut être amené à suspendre l'enregistrement d'un client si les activités d'audit convenues ne sont pas menées à bien. Cela inclut : des limitations d'accès, des exigences de calendrier d'audit non respectées ou des non-conformités non traitées dans les délais convenus. Les clients seront informés par écrit de la suspension, des limitations imposées et des mesures correctives requises pour rétablir l'enregistrement. Le rétablissement de l'enregistrement peut inclure un audit partiel ou complet du système, ou un retrait de l'enregistrement si les mesures correctives de la suspension ne sont pas prises. Le retrait peut également être dû à un défaut de paiement des frais et autres dépenses ou à des situations critiques dans lesquelles l'enregistrement de la CWB ne peut plus être associé à un client en raison de ses activités illégales ou immorales. Les clients seront informés par écrit du retrait.
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Extension ou réduction du champ d'application de la certification
Si une réduction du champ d'application est demandée (par exemple, le retrait d'un établissement d'un enregistrement multisite), aucune activité d'audit supplémentaire n'est requise. L'augmentation du champ d'application peut avoir une incidence sur les délais d'audit et les accords contractuels. Dans la plupart des cas, une augmentation du champ d'application nécessitera un audit partiel ou complet pour vérifier que la mise en œuvre du système de gestion a pris en compte les changements. Cet audit n'aura pas d'incidence sur le cycle d'audit existant.
Appels et plaintes
Les plaintes officielles ou les appels peuvent être soumis à l'enregistrement de la CWB pour :
- Les services fournis ; ou
- Toute décision de ne pas accorder, suspendre ou retirer l'enregistrement ; ou
- Tout problème concernant un client dont le système est enregistré par le service d'enregistrement de la CWB.
Les plaintes soumises à l'enregistrement de la CWB doivent être formulées par écrit et accompagnées des pièces justificatives appropriées afin que l'enregistrement de la CWB puisse valider le(s) problème(s).
Les plaintes peuvent être soumises par courrier à l'attention du registraire et du directeur de l'assurance qualité, à l'adresse suivante 8260 Parkhill Drive, Milton, ON, L9T 5V7 ou par courriel à info@cwbgroup.org ou par le biais de la ligne de confiance de la CWB.
Les plaintes seront examinées par le registraire et le directeur de l'assurance qualité et traitées par les parties internes appropriées ainsi que par l'équipe senior. Les décisions et les actions seront communiquées au plaignant.
Utilisation de la marque d'enregistrement
La marque d'enregistrement de CWB Registration est la propriété de CWB Registration, une division du Bureau canadien de soudage. Le Bureau d'enregistrement du CWB autorise les entreprises enregistrées auprès du Bureau d'enregistrement du CWB à utiliser la marque dans le but d'appuyer leurs efforts promotionnels et leurs déclarations selon lesquelles elles sont enregistrées auprès du Bureau d'enregistrement du CWB. La marque peut être apposée sur le papier à en-tête, la publicité, le site Web, le matériel promotionnel ou tout autre document faisant référence à l'enregistrement de la société. Elle ne peut pas être apposée sur des produits manufacturés ou fabriqués, des dessins, des spécifications, d'autres documents ou supports électroniques où elle pourrait être interprétée comme une approbation des produits ou services de l'entreprise par le bureau d'enregistrement de la CWB.
La marque ne doit pas être modifiée de quelque manière que ce soit, ni utilisée en conjonction avec des termes ou des phrases modificateurs. La marque doit être utilisée dans son intégralité, y compris la référence à la norme d'enregistrement applicable. Elle peut être redimensionnée pour répondre aux exigences de taille, à condition que les proportions correctes soient maintenues. L'utilisation d'une partie ou d'un élément de la marque autre que l'ensemble est interdite. Aucune utilisation ou variation de couleur autre que les options spécifiées comme suit n'est autorisée : blanc ou noir.
L'autorisation d'afficher la marque d'enregistrement de CWB Registration est conditionnée au maintien de l'enregistrement de l'entreprise. L'utilisation abusive de la marque peut avoir une incidence sur l'enregistrement. La perte de l'enregistrement, pour quelque raison que ce soit, exige la cessation immédiate de toute utilisation et de tout affichage de la marque.